Mẫu yêu cầu báo giá teabreak giúp HR, Admin và người tổ chức gửi nhu cầu rõ ngay từ lần liên hệ đầu tiên. Khi đơn vị cung cấp biết số người, giờ dùng, địa điểm và phần việc cần thực hiện, họ có cơ sở đề xuất menu cùng tổng chi phí sát hơn. Bạn cũng dễ trình phương án nội bộ vì báo giá được xây dựng trên cùng một yêu cầu.
Dưới đây là tám trường thông tin cần điền, kèm mẫu tin nhắn Zalo và email cho ba hình thức: chỉ giao bánh, hộp cá nhân và bàn có setup. Nếu cần chuẩn bị toàn bộ chương trình, xem thêm checklist tổ chức teabreak cho công ty. Bài này tập trung vào yêu cầu gửi nhà cung cấp trước khi nhận báo giá.
Mẫu Yêu Cầu Báo Giá Teabreak Ngắn Để Gửi Qua Zalo
Chào ConnectViet, công ty mình cần teabreak cho [mục đích chương trình], ngày [ngày/tháng/năm] tại [địa chỉ, tầng/phòng]. Có [số người] dùng lúc [giờ], cần hoàn tất giao/setup lúc [giờ]. Ngân sách tổng [mức trần], muốn [chỉ giao bánh/hộp cá nhân/bàn có setup]. Công ty có sẵn [bàn, nước, dụng cụ…], cần thêm [hạng mục]. Yêu cầu món cần trao đổi: […]. Người nhận là [tên và số liên hệ], điểm bàn giao […]. Nhờ gửi menu, lượng món, hạng mục bao gồm/chưa bao gồm, thuế nếu có và tổng báo giá.
Bạn có thể sao chép mẫu yêu cầu báo giá teabreak rồi thay các phần trong ngoặc vuông. Nếu chưa chốt một thông tin, ghi “dự kiến” và hỏi thời điểm cần xác nhận lại. Tránh để trống nhưng vẫn yêu cầu đơn vị gửi giá cuối, vì các giả định khác nhau có thể làm hai bên hiểu khác phạm vi.
Gửi yêu cầu đã điền qua Zalo 0931 275 520 để ConnectViet kiểm tra phương án. Món, lịch, điều kiện nhận đơn và tổng tiền được xác nhận theo nhu cầu thực tế.
8 Thông Tin Trong Mẫu Yêu Cầu Báo Giá Teabreak
1. Mục Đích Và Cách Khách Dùng Tiệc
Hãy ghi một câu cụ thể: “ăn nhẹ giữa buổi đào tạo”, “tiếp khách trước cuộc họp” hoặc “gặp mặt nội bộ buổi chiều”. Nếu có nhiều nhóm dùng khác thời điểm, tách từng nhóm. Nhờ đó đơn vị hiểu cần phục vụ tập trung ở một bàn hay chia phần cho từng người.
Mẫu yêu cầu báo giá teabreak nên nói rõ đây là phần ăn nhẹ giữa hai bữa hay nhu cầu có lượng thực phẩm nhiều hơn. Không dùng tên chương trình để tự suy ra khẩu phần. Một cuộc họp kéo dài có thể đã có bữa trưa, trong khi cuộc họp ngắn buổi sáng có người chưa ăn; hai tình huống cần được trao đổi khác nhau.
2. Ngày Tổ Chức, Giờ Dùng Và Giờ Hoàn Tất
Ghi ngày nhận chính xác, giờ bắt đầu dùng và mốc cần bàn tiệc sẵn sàng. “Giao lúc 9 giờ” chưa cho biết khách ăn ngay hay đến 10 giờ mới nghỉ. Khi cần setup, hỏi khoảng thời gian được vào chuẩn bị; đơn vị sẽ xem món, mặt bằng và lịch để xác nhận.
Nếu có hai lượt dùng, ghi riêng giờ và số người mỗi lượt. Không mặc định giao toàn bộ một lần là phù hợp mọi menu. Với khoảng cách giữa các lượt dài, cần kiểm tra điều kiện giữ món và khả năng giao bổ sung trước khi chốt phương án.
3. Địa Chỉ Và Điều Kiện Giao Hàng
Trong mẫu yêu cầu báo giá teabreak, gửi địa chỉ đủ để xác định nơi phục vụ, thêm tầng, phòng hoặc sảnh. Tòa nhà có thể có cổng giao riêng, quy định giờ vào, chỗ dừng xe và đường vận chuyển. Những thông tin này giúp xác định đúng thời gian cùng phần việc giao nhận.
Nếu nhà cung cấp bàn giao ở sảnh còn nhân sự công ty đưa hàng lên phòng, ghi rõ. Nếu cần đưa lên tầng hoặc tới nhiều chi nhánh, yêu cầu báo đúng phạm vi đó. Một địa chỉ với nhiều phòng khác với nhiều địa chỉ giao; số điểm cần được thống nhất trước khi duyệt phí.
4. Số Người Và Cách Chia Phần
Ghi số người thực tế dự kiến dùng tiệc, không chỉ số người có tên trong chương trình. Có khách mời ngoài, nhân sự hỗ trợ hoặc các phòng nhận riêng thì tách thành các dòng. Kiểm tra người tham gia nhiều nhóm để tránh cộng trùng.
Ví dụ minh họa: phòng A có 18 người, phòng B có 17 người, nhóm C có 15 người thì tổng cơ bản là 50 phần. Nếu có người chưa xác nhận, ghi số dự kiến riêng và hỏi thời hạn điều chỉnh. Phần dự phòng được duyệt theo tình huống thực tế, không tự cộng cùng một tỷ lệ cho mọi đơn.
Với bánh đóng hộp, yêu cầu menu ghi số chiếc từng loại mỗi hộp. Với bàn chung, hỏi lượng từng nhóm món. Một danh sách bốn loại bánh chưa cho biết tổng số chiếc hoặc mỗi khách có bao nhiêu phần.
5. Ngân Sách Tổng Và Khoản Đã Có Sẵn
Đưa mức trần tổng vào mẫu yêu cầu báo giá teabreak, kèm thông tin mức này đã cần bao gồm những khoản nào. Ví dụ “ngân sách tối đa dành cho bánh, hộp và giao hàng; nước công ty tự chuẩn bị” rõ hơn “khoảng 60K/người” mà không nói phạm vi.
Nếu ngân sách còn chờ duyệt, ghi mức dự kiến và xin phương án theo phạm vi đó. Không nên yêu cầu xác nhận đơn trong khi tổng tiền vẫn chưa được thống nhất. Bàn có sẵn, khay, ly hoặc nước uống cần được nêu để báo giá thể hiện đúng phần bổ sung.
Ví dụ phép tính nội bộ: 50 người với khoản phân bổ 60.000đ/người tương đương 3.000.000đ. Đây là cách tính ngân sách, không phải giá bán ConnectViet và chưa chứng minh đủ cho menu hay dịch vụ cụ thể. Báo giá cuối còn phụ thuộc món cùng hạng mục đã chọn.
6. Menu Muốn Hỏi Và Yêu Cầu Ăn Uống
Bạn có thể gửi tên món muốn hỏi hoặc nhóm món như bánh mặn, bánh ngọt, trái cây và nước. Nếu chưa biết chọn, mô tả giờ dùng cùng mục đích để xin tư vấn. Có thể xem cách chọn combo bánh cho hội nghị trước khi điền phần này.
Yêu cầu ăn chay hoặc tránh thành phần cụ thể cần trao đổi từ đầu để kiểm tra nguyên liệu và khả năng tách phần. Chỉ đưa phương án vào bản chốt khi đơn vị đã xác nhận. Không gắn thông tin sức khỏe của từng người lên nhãn công khai; đầu mối trao đổi chỉ cung cấp phần thông tin cần thiết để chuẩn bị đúng.
7. Hình Thức Cung Cấp Và Dụng Cụ
Mẫu yêu cầu báo giá teabreak cần chọn rõ một hình thức ban đầu: chỉ giao bánh để công ty tự bày, chia hộp cá nhân hoặc setup bàn chung. Nếu muốn so hai phương án, yêu cầu tách riêng từng báo giá với cùng số người và thời điểm dùng.
Nói rõ bàn, khăn, khay, kệ, ly, dụng cụ lấy món và người bày do bên nào cung cấp. Hoa, bảng chữ, tem logo hoặc túi riêng chỉ có khi đã được trao đổi và ghi trong phạm vi. Ảnh tham khảo đẹp chưa có nghĩa toàn bộ đồ trên ảnh đi kèm giá thực phẩm.
8. Người Nhận, Thu Dọn Và Thông Tin Chứng Từ
Ghi đầu mối nhận, cách liên hệ, điểm bàn giao và người thay thế nếu đầu mối chính đang dự họp. Với bàn setup, hỏi có người trực bổ sung món hay không, thời điểm được thu dọn và phần việc công ty thực hiện. Đơn giao hàng không tự bao gồm phát từng hộp đến từng người.
Nếu bộ phận mua hàng cần chứng từ hoặc cách thể hiện thuế cụ thể, gửi yêu cầu để kiểm tra trước khi chốt. Điều kiện thanh toán, thời hạn báo giá, điều chỉnh số lượng và phạm vi hỗ trợ cần được trả lời trong cuộc trao đổi. Không suy ra các điều kiện đó chỉ từ chữ “trọn gói”.
Bảng Điền Nhanh Trước Khi Gửi Yêu Cầu
| Trường Thông Tin | Nội Dung HR Điền |
|---|---|
| Mục đích | Chương trình …; dùng tiệc theo nhóm … |
| Lịch | Ngày …; dùng lúc …; hoàn tất giao/setup lúc … |
| Địa điểm | Địa chỉ …; tầng/phòng …; quy định giao … |
| Số phần | Nhóm A …; nhóm B …; tổng …; dự kiến chưa xác nhận … |
| Ngân sách | Tổng …; cần gồm …; công ty có sẵn … |
| Món và yêu cầu riêng | Nhóm món …; lượng muốn hỏi …; yêu cầu cần kiểm tra … |
| Hình thức | Giao bánh/hộp/setup …; dụng cụ cần … |
| Bàn giao và chứng từ | Người nhận …; điểm nhận …; thu dọn …; chứng từ cần … |
Bảng này là phần chuẩn bị cho mẫu yêu cầu báo giá teabreak. HR có thể điền trong cuộc họp nội bộ rồi gửi một bản thống nhất. Nếu nhiều người cùng góp ý, phân công một đầu mối gửi để nhà cung cấp không nhận các số lượng hoặc menu khác nhau.
Mẫu Email Xin Báo Giá Teabreak Cho Công Ty
Tiêu đề email: Yêu cầu báo giá teabreak – [số người] – [ngày tổ chức] – [địa điểm]
Kính gửi đơn vị cung cấp,
Công ty chúng tôi đang chuẩn bị [chương trình], dự kiến tổ chức ngày […] tại […]. Nhờ đơn vị tư vấn và gửi báo giá theo nhu cầu:
1. Số người dùng tiệc: […] người; chia nhóm nếu có: […].
2. Giờ dùng: […]; giờ cần hoàn tất: […]; thời gian được vào chuẩn bị: […].
3. Hình thức mong muốn: […].
4. Menu hoặc nhóm món cần hỏi: […]; yêu cầu ăn uống cần kiểm tra: […].
5. Ngân sách tổng dự kiến: […], cần bao gồm […].
6. Vật dụng công ty có sẵn: […]; phần cần đơn vị cung cấp: […].
7. Điểm giao, điều kiện vận chuyển và đầu mối nhận: […].
8. Yêu cầu thu dọn, thuế hoặc chứng từ: […].Nhờ ghi rõ tên món, lượng từng món, đơn giá và tổng tiền, hạng mục chưa bao gồm, lịch có thể phục vụ, thời hạn báo giá và điều kiện điều chỉnh. Mong nhận phản hồi trước [mốc mong muốn] để trình duyệt nội bộ.
Cảm ơn đơn vị.[Tên người liên hệ và thông tin liên hệ phù hợp]
Mốc phản hồi là đề nghị của người mua; cần đơn vị xác nhận có thể đáp ứng. Khi gửi mẫu email xin báo giá teabreak, đính kèm ảnh khu vực nếu cần setup và bảng chia số phần nếu nhiều phòng nhận. Tránh gửi những tài liệu nội bộ không cần thiết cho việc tư vấn.
Điều Chỉnh Mẫu Cho Ba Hình Thức Đặt
Chỉ Giao Bánh Để Công Ty Tự Bày
Giữ thông tin món, số chiếc, ngày giờ, địa chỉ và người nhận. Ghi công ty tự chuẩn bị nước, bàn, khay và thu dọn nếu đúng thực tế. Hỏi điều kiện số lượng từng món cùng phí giao; giá bánh rời không tự bao gồm công bày bàn.
Ví dụ câu thêm vào mẫu yêu cầu báo giá teabreak: “Mình chỉ cần phần bánh theo menu xác nhận; công ty có sẵn khay và nước. Nhờ ghi số chiếc từng loại, cách đóng để giao và hướng dẫn dùng theo món.”
Hộp Bánh Cá Nhân
Thêm số món và số chiếc mỗi hộp, yêu cầu ảnh mẫu đúng phương án, nước uống cùng dụng cụ có đặt hay không. Nếu chia nhiều phòng, ghi số hộp từng nhóm; tem, túi hoặc thiệp cần trao đổi riêng. Đừng chỉ ghi “50 hộp giống ảnh” khi chưa biết món và lượng.
Ví dụ câu thêm: “Cần … hộp, mỗi hộp theo mẫu duyệt có …; nước công ty đã có. Nhờ tách số hộp theo phòng … và báo rõ bao bì, dụng cụ cùng điểm bàn giao.” Có thể tham khảo cách chọn hộp bánh mặn ngọt theo số món khi chưa chắc cấu trúc phần bánh.
Bàn Tiệc Có Setup
Đính kèm ảnh mặt bằng cùng thông tin bàn sẵn có và đường vận chuyển. Ghi giờ được vào, giờ hoàn tất, giờ dùng, yêu cầu nhân sự và mốc thu dọn. Mẫu yêu cầu báo giá teabreak cho bàn chung cần tách phần thực phẩm khỏi hạng mục bàn, trang trí hoặc nhân sự muốn hỏi.
Ví dụ câu thêm: “Nhờ báo phần setup tại sảnh …, sử dụng/không sử dụng bàn công ty có sẵn; cần hoàn tất lúc … Có/không cần người trực trong giờ dùng. Hoa và bảng chữ chỉ báo thêm nếu phương án cần.”
Ví Dụ Một Yêu Cầu Thiếu Và Cách Viết Lại
Yêu cầu chưa đủ: “Báo giúp mình teabreak 50 người giá rẻ, giống ảnh nhé.” Người nhận còn phải hỏi ngày, giờ, địa chỉ, lượng món và những hạng mục công ty đã có. Nếu mỗi đơn vị tự đoán phần còn thiếu, báo giá sẽ khó đối chiếu.
Viết lại theo tình huống minh họa: “Công ty cần 50 phần bánh ăn nhẹ sau buổi họp vào ngày […], dùng lúc 15 giờ tại […]. Muốn hộp cá nhân, nước công ty có sẵn, ngân sách tổng dự kiến […]. Nhờ gửi món và số chiếc từng loại mỗi hộp, ảnh mẫu, bao bì, dụng cụ, phí giao và thuế nếu có. Bàn giao tại sảnh cho […].”
Bản viết lại không cần thêm các từ như “sang trọng nhất” hay “ngon nhất”. Các dữ kiện cụ thể giúp nhà cung cấp hiểu công việc cần làm. Khi số người hoặc giờ dùng thay đổi, gửi lại những dòng đã chỉnh và đề nghị xác nhận ảnh hưởng tới menu, lịch, chi phí.
Sau Khi Nhận Báo Giá, HR Cần Hỏi Lại Gì?
Đối chiếu trả lời với tám trường trong mẫu yêu cầu báo giá teabreak. Nếu báo giá chưa nêu lượng món, phạm vi giao hoặc hạng mục dụng cụ, hỏi bổ sung trước khi trình duyệt. Đừng tự điền giả định vào phần nhà cung cấp chưa xác nhận.
- Menu có đúng tên món và lượng đã trao đổi không?
- Giá gồm những khoản nào, còn khoản nào cần tính thêm?
- Lịch phục vụ và điểm bàn giao đã được xác nhận chưa?
- Thời điểm chốt số phần, điều chỉnh và điều kiện thanh toán là gì?
- Yêu cầu chứng từ, thu dọn hoặc nhân sự đã được trả lời rõ chưa?
Lưu mẫu yêu cầu báo giá teabreak đã gửi và bản xác nhận cuối trong cùng hồ sơ. Khi trình sếp, tóm tắt số người, tổng tiền, hình thức và các phần công ty tự chuẩn bị. Bài này chưa thay cho báo giá đã duyệt hoặc xác nhận nhận đơn; đó là bước riêng sau khi hai bên thống nhất.
Câu Hỏi Thường Gặp Về Mẫu Yêu Cầu Báo Giá Teabreak
Chưa Biết Chọn Menu Có Xin Báo Giá Được Không?
Có thể gửi mục đích, giờ dùng, số người, ngân sách và hình thức muốn hỏi để nhận tư vấn. Menu cùng tổng tiền được xác nhận sau khi kiểm tra nhu cầu, lịch và phần việc.
Ghi Ngân Sách Có Làm Giảm Lựa Chọn Không?
Mức trần giúp đơn vị kiểm tra phương án trong phạm vi được duyệt. Bạn có thể xin hai cấu hình khác nhau với tổng tiền rõ, rồi chọn theo phần ăn và công việc cần hỗ trợ.
Mẫu Xin Báo Giá Bánh Lẻ Có Khác Bàn Teabreak Không?
Có khác phần phạm vi: bánh lẻ cần tên món, số chiếc, bao bì và giao; bàn tiệc còn cần mặt bằng, dụng cụ, setup, nhân sự và thu dọn theo yêu cầu. Không dùng giá của một hình thức cho hình thức khác.
Có Cần Gửi Ảnh Mặt Bằng Không?
Nên gửi khi cần setup, muốn dùng bàn sẵn có hoặc đường vào có điều kiện riêng. Với đơn hộp giao tại sảnh, thông tin địa chỉ, điểm nhận và người nhận có thể là phần cần ưu tiên.
Gửi Yêu Cầu Có Đồng Nghĩa Đã Giữ Lịch Không?
Không. Đơn vị cần kiểm tra và xác nhận khả năng phục vụ; menu, tổng tiền cùng điều kiện chốt đơn được thống nhất riêng. Hỏi rõ bước xác nhận để tránh hiểu rằng một tin nhắn hỏi giá đã giữ lịch.
Dùng mẫu yêu cầu báo giá teabreak để gửi nhu cầu của bạn: điền tám trường rồi nhắn Zalo 0931 275 520 hoặc gọi ConnectViet. Nêu rõ cần bánh lẻ, hộp cá nhân hay bàn có setup để nhận phương án theo đúng phạm vi.